gestione del tempo: le attività più importanti

Circa quattro anni fa avevo pubblicato una serie di articoli riguardanti la gestione del tempo. Avevo scritto diverse cose sulla gestione del tempo e su come organizzarsi al meglio. Ma purtroppo avevo lasciato fuori uno degli argomenti principali: per quale motivo dovresti farlo?

Per quale motivo dovresti riorganizzare tutte o buona parte delle attività e modi di fare per risparmiare tempo? A quattro anni di distanza ti do la risposta, aggiungendo una altra informazione importante. I motivi per cui dovresti usare le tecniche di gestione del tempo sono due: per avere più tempo a disposizione per la vita privata e per essere più efficiente sul lavoro. I vantaggi sull’avere più tempo libero nella vita privata penso siano evidenti a tutti, ma per quale motivo dovresti voler essere più efficiente sul lavoro?

Organizzare meglio il lavoro è importante per la tua carriera, se hai un lavoro da dipendente. Ancora più importante se lavori in modo autonomo, da libero professionista, perché ti permette di concentrarti sulle attività che sono per te più redditizie.

Partiamo da questo, quali sono le attività che svolgi normalmente nel tuo lavoro? Prenditi qualche minuto per fare un elenco di tutte le attività che svolgi nel tuo lavoro. Metti tutto quello che fai nell’orario lavorativo, dal rispondere alle email alla navigazione su Facebook (lo so che fai anche quello :D). Non limitarti a pensare quali possono essere, è importante che le scrivi e che dedichi qualche minuto per essere sicuro di includerle, se non tutte, almeno le più importanti.

Una volta scritto l’elenco di tutte le attività che svolgi nel tuo lavoro, vedi quali sono le due più importanti. Come fai a sapere quali sono quelle più importanti? La risposta è semplice, sono quelle che costerebbe di più (in termini monetari) farle fare ad un altra persona. Per cui, per ogni attività segna, quale sarebbe la paga oraria se fosse affidata ad un consulente. Alcune di queste avranno valore 0, come ad esempio la navigazione su Internet, altre avranno dei valori che potrebbero essere anche alti. Prendi le prime due o tre, quelle col valore più alto.

Queste sono le attività più importanti che svolgi. Se lavori per una azienda, sono le attività più importanti per l’azienda e quindi, concentrandoti su queste avrai dei benefici in termini di carriera. Se invece hai un lavoro autonomo la cosa è ancora più importante, concentrandoti su queste due/tre svilupperai meglio il tuo business.

Tornando all’argomento gestione del tempo, dovrai fare in modo da programmare delle ore sul tuo calendario per poter svolgere queste attività di maggior valore. Quanto tempo dovresti dedicare alle attività più importanti? Considerando l’orario lavorativo di una settimana, dovresti cercare di dedicare il 40-45% a queste attività. Se le attività di maggior valore sono due, dedica il 20% del tempo ad ognuna. Se invece reputi che siano tre le attività più importanti, cerca di dedicare almeno il 15% del tempo a ciascuna di esse.

Personalmente ti consiglio di limitare a due l’elenco delle attività più importanti, se proprio non ci riesci portale a tre, ma non superare questo numero. Come applicare la gestione del tempo all’esecuzione di queste attività? Programmale sul calendario. Innanzi tutto scegli il momento in cui sei più produttivo. Nel mio caso, ad esempio, sono più produttivo la mattina, per cui è meglio mettere le attività più importanti di mattina, lasciando il pomeriggio libero per quelle meno importanti. Per te potrebbe essere diverso e funzionare al contrario.

Un’altra possibilità è quella di dedicare l’intera giornata ad una delle attività più importanti, ad esempio il lunedì o il venerdì. Una volta che hai scelto quali orari e quali giorni, segnati sul calendario questi orari come occupati. Quando successivamente, nella programmazione delle tue attività, dovrai segnare sul calendario quando eseguire un certo compito, tieni presente questo “time budget“. Nella tua gestione del calendario, dovrai cercare di inserire in questi orari riservati le attività importanti, spostando le altre attività e appuntamenti in altri giorni o orari.

Ci possono essere delle emergenze che ti portano a svolgere delle attività o incontri negli orari destinati dal tuo calendario alle attività importanti, ma escluse queste emergenze cerca di rispettare la programmazione. Soprattutto per gli impegni a calendario, e quindi programmati in anticipo, fai in modo di dedicarti alle attività più importanti per te nei giorni e orari previsti.

Visto che la gestione del tempo vale anche per la vita privata, e non solo quella lavorativa, perché ho dedicato quasi l’intero discorso al lavoro? Perché nel caso della vita privata è più difficile dare un ordine di importanza alle varie attività, e in ogni caso è quasi impossibile dare loro un valore economico. Per quanto riguarda la vita privata il consiglio relativo alla gestione del tempo è: limita il lavoro agli orari di lavoro. Metti un limite di orario alle attività lavorative, ad esempio non cominciare prima delle 8:00 del mattino e non lavorare oltre le ore 18:00 (è solo un esempio, scegli gli orari che preferisci), e dedica tutto il tempo al di fuori di questa fascia alla vita privata.

E anche in questo caso non ammettere eccezioni, una buona gestione del tempo è anche fare in modo che il tempo previsto per la vita privata sia effettivamente speso per la vita privata e non speso lavorando. Una buona gestione del tempo è dedicare il giusto tempo alle attività importanti, e queste sono sia quelle lavorative sia il tempo della vita privata.

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