ottimizzare l’uso delle email parte 3

Concludiamo questo discorso su come ottimizzare l’utilizzo della posta elettronica. Abbiamo detto che tutta la posta arrivata, una volta che l’abbiamo processata e che quindi non ce ne dobbiamo più preoccupare, la dobbiamo spostare in un’unica cartella “posta lavorata” (o con il nome che più ci piace).

E se vogliamo raggrupparla per mittente o/e per attività perché così ci risulta più comodo seguire un progetto cosa dobbiamo fare?
La risposta è: utilizzare le “cartelle ricerche”. Le “cartelle ricerche”, sono una funzionalità che esiste già da qualche anno sui maggiori programmi di posta elettronica; e io stesso fino a qualche mese fa ne ignoravo l’effettiva utilità. La cartella ricerche permette di ottenere un raggruppamento virtuale delle email per mittente, destinatario, parola chiave, ecc. di tutte le email presenti, ricevute ed inviate. L’indubbio vantaggio è che una email può comparire contemporaneamente in più cartelle di ricerca perché soddisfa le varie condizioni (ad esempio mittente e parola nel titolo). Quindi non avremo più email che non riusciamo a ritrovare perché non ci ricordiamo dove l’abbiamo messe (e a me capitava di frequente).

Tornando al discorso sulla lavorazione della posta, se l’email arrivata, una volta lavorata non rappresenta un discorso chiuso, ma ci dobbiamo tornare perché ci mancano delle informazioni, non va spostata in “posta lavorata”. In questo caso, invece che mantenerla nella cartella “posta in arrivo”, dove si dovrebbe conservare solo la posta ancora da leggere, può essere conveniente spostarla temporaneamente in un’altra cartella chiamata “in attesa di informazioni”. Una volta ottenuto ciò che mancava per chiudere il discorso, andrà spostata come tutte le altre in “posta lavorat”.

Quindi, ricapitolando quanto detto in queste tre (lunghe) parti riguardanti l’ottimizzazione delle email:

– usare un unico programma di posta per tutte le caselle email.
– tutta la posta in arrivo deve arrivare in un’unica cartella.
– tutta la posta lavorata da archiviare va spostata in un’unica cartella.
– la posta in attesa di qualcosa va appoggiata in una apposita cartella.
– tutti i raggruppamenti per mittente/argomento/altro vanno fatti tramite le cartelle di ricerca.

Gestendo la posta in questo modo avremo un notevole risparmio di tempo sulle nostre attività.

Tags: corsi, gestione del tempo, tempo libero, time management