come lavorare le email

Tornando al discorso sulla gestione del tempo e di come ottimizzare le attività vediamo come vanno “lavorate” le email.

La posta che riceviamo è eterogenea, alcune email servono solo per informarci di qualcosa, e una volta lette possiamo metterle via, altre necessitano di una risposta, altre necessitano di un nostro lavoro che può essere più o meno lungo. Sempre nell’ottica di gestione del tempo, come ci dobbiamo comportare?
Per le email che ci devono solo informare di qualcosa, e che una volta lette non ci servono più, non ci dobbiamo preoccupare; una volta lette le spostiamo nella cartella “posta lavorata” e non ce ne occupiamo più.

Per le mail che necessitano una risposta, o un nostro lavoro (con eventuale risposta) il discorso è più articolato. A seconda del tempo che ci impegna l’attività le possiamo dividere in tre gruppi:

1. attività che dura meno di 5 minuti.
2. attività che dura tra i 5 e i 15 minuti.
3. attività che dura più di 15 minuti.

Le attività che durano meno di 5 minuti vanno svolte subito. Al fine di evitare di doverci tornare e di perdere ulteriore tempo per riprendere tutto il contesto, è più conveniente svolgerle subito.

Le attività che durano più di 15 minuti vanno programmate sul calendario. Sono attività lunghe e dobbiamo predisporre un adeguato spazio di tempo per svolgerle senza disturbi o interruzioni.

Le attività che durano tra i 5 e i 15 minuti sono i cosiddetti “task”. Non necessitano di una programmazione dettagliata sul calendario, ma è opportuno accorparle con altre attività (task) simili e svolgerle tutte insieme. In caso di più task o di superamento dei 15 minuti necessari per l’esecuzione si ritorna alla programmazione sul calendario.

Dalla prossima volta vedremo come ottimizzare la posta elettronica, in modo da risparmiare tempo nella consultazione e nella gestione delle email.

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