ottimizzare l’uso delle email parte 1

Chi come me lavora tanto al computer si ritrova a dover gestire decine di mail al giorno. Anche senza essere un computer-dipendente come nel mio caso, in genere qualsiasi lavoro di ufficio porta ad avere a che fare con grosse quantità di email. (Diciamo che io ho l’aggravante che questa cosa me la porto pure a casa… :-))

Vediamo quindi come riorganizzare la propria posta per ottenere un risparmio di tempo nell’utilizzo. So che qualcuno a questo punto dirà (o penserà) “io mi trovo benissimo così, non vedo perché dovrei cambiare”. Ebbene, anche io mi trovavo benissimo come facevo prima, poi ho provato ad applicare i suggerimenti del corso di time management che ho seguito, ed ho visto che il modo suggerito era migliore perché più efficiente. Sono ormai alcune settimane che ho riorganizzato la posta come suggerito, sia quella del lavoro, sia quella di casa, e devo dire che non tornerei più indietro.

I suggerimenti elencati qui e nella seconda e terza parte di questo discorso, possono essere applicati con qualsiasi programma moderno di posta elettronica, microsoft outlook, mozilla thunderbird o gnome evolution vanno benissimo. Altri programmi non ne conosco, ma se sono un minimo recenti non dovrebbero avere problemi.
Il primo suggerimento riguardante le email è quello di creare un unico punto di raccolta. Allo stesso modo in cui bisogna evitare i cosiddetto multitasking di cui ho parlato precedentemente, bisogna evitare di andare in giro tra più account di posta elettronica diversi.

Nessuno vieta di avere account di posta diversi, io stesso ne ho una decina, quello che bisogna evitare è di andare in giro per leggere le varie caselle. Bisogna utilizzare un unico programma e configurarlo per ricevere la posta da tutte le diverse caselle di email.

Non posso dare indicazioni tecniche di come si fa, perché ogni programma di posta e diverso, così come è diversa ogni casella email. Però ogni programma può importare la posta da più caselle, e tutte le caselle di posta, anche quelle gratuite come gmail o yahoo permettono l’utilizzo dei protocolli POP3 e IMAP per l’utilizzo tramite programmi esterni.

La cosa importante è utilizzare un programma e con questo scaricare in un unico punto tutte le email delle diverse caselle.
La prossima volta vedremo come vanno gestite le mail appena scaricate.

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