ottimizzare l’uso delle email parte 2

Riprendiamo il discorso su come ottimizzare l’uso delle email. Abbiamo configurato il nostro programma di posta elettronica per far confluire in esso tutte le email dei nostri indirizzi, ma dove le mettiamo? La risposta è in un unico punto.

Sempre per evitare il cosiddetto multitasking, che in realtà ci fa perdere più tempo, le varie email vanno scaricate in un’unica casella di posta in arrivo. Vanno assolutamente evitate altre caselle di posta in arrivo con l’utilizzo dei filtri automatici. Il perché è evidente, scaricare la posta in caselle diverse ci porterebbe a dover guardare cose diverse per assegnare le varie priorità e alla fine ritorneremmo al quel multitasking che vogliamo tanto evitare.

Quindi la tutta la posta in arrivo deve arrivare in una unica cartella “posta in arrivo” (o come la chiama il programma che stiamo utilizzando), poi ci serve un’altra cartella che possiamo chiamare “posta lavorata” dove sposteremo l’email dopo averla letta e intrapreso le opportune azioni (rispondere, eseguire delle attività, ecc..), insomma dopo che quella particolare email rappresenta un discorso chiuso e non ce ne dobbiamo più occupare.

Qualcuno potrebbe dire “ah no, io divido la posta ricevuta per mittente (o gruppo) o per argomento trattato, se metto tutto insieme poi non mi ritrovo più”. Si, anche io prima facevo così, dividevo la posta per mittente (se importante) o per argomento/attività. Il risultato era non solo la perdita di tempo del cercare o creare la cartella più corrispondente, ma anche un certo numero di email difficili da ritrovare perché messe nella cartella di quel mittente invece che di quell’attività o viceversa.

Quindi, una email una volta lavorata, per archiviarla va spostata in un’unica cartella “posta lavorata” (il nome si può cambiare a scelta).
Unica nota (tecnica) sulla cartella di posta lavorata è che a seconda della quantità di posta ricevuta e del programma utilizzato si possono presentare dei problemi se diventa troppo grossa. Potrebbe essere conveniente, a seconda dei casi, creare una o più cartelle ogni anno per mettere tutta la posta in arrivo e inviata.
E se poi la voglio ritrovare? Questo lo vediamo la prossima volta.

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