programmare le attività sul calendario

Abbiamo detto che una corretta gestione del tempo si fa programmando le varie attività sul calendario. Prendiamo la nostra agenda/organizer, di carta o elettronica a seconda dei nostri gusti (vedi articolo precedente), e andiamo a programmare una attività. Ci sono delle regole? Ovviamente si, alcune sono regole dettate dal buon senso, altre forse non sono così immediate, ma hanno anche loro una motivazione.

Innanzi tutto una attività deve essere programmata in un momento libero. Sembra una cosa banale, ma non lo è; abbiamo fatto tanti discorsi sul fatto che bisogna evitare di fare più cose contemporaneamente (il multitasking), a maggior ragione se programmate. Quindi mai programmare una attività sul calendario se in quel periodo ce n’è già una altra. Nemmeno una piccola sovrapposizione.

Seconda cosa, una attività deve avere un preciso orario di inizio e di fine. Ovviamente è impossibile sapere quanto durerà esattamente, per cui diamo una indicazione di massima, aumentando di un 10-15% il tempo necessario stimato. Questa è una cosa molto importante, perché non si può andare a “mangiare” il tempo all’attività successiva, quindi meglio assegnare un po’ più di tempo del necessario che un po’ di meno.

Terzo lasciare un po’ di tempo libero tra una attività e l’altra. A parte che non tutte le attività vengono svolte nello stesso posto e, se necessario, bisogna avere il tempo materiale per spostarsi da un luogo all’altro, bisogna avere un minimo di tempo per riposarsi o per programmare il lavoro per l’attività successiva. In questo caso il tempo da lasciare libero tra una attività e la successiva è di 10-15 minuti per ogni ora lavorata precedentemente. Quindi se la programmazione precedente ci avrà tenuti impegnati per due ore, dovremo lasciare liberi 20-30 minuti prima dell’attività successiva.

Con queste poche, semplici regole potremo programmare efficacemente le nostre attività e impegni sul calendario, secondo le regole del buon time management.

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